Konzentration am Arbeitsplatz: Wie Ablenkungen unsere Produktivität einschränken

Es ist heute wirklich nicht einfach: Smartphones, E-Mails, Kollegen, Vorgesetzte – manchmal scheint es, als wolle die ganze Welt etwas von einem, obwohl man sich gerade auf diesen einen Auftrag konzentrieren muss. Ablenkungen gibt es heute in Massen, vielfach haben Arbeitnehmer auch nicht die Option, die Tür zu schließen. Wer in Großraumbüros oder Büroräumen mit mehreren Mitarbeitern sitzt, der findet höchstens Ruhe, wenn er lange vor oder nach der Arbeitszeit noch am Tisch sitzt.

Wie lässt sich die Konzentration am Arbeitsplatz stärken?

Dennoch gibt es für jeden Möglichkeiten, die eigene Konzentration zu verbessern und sich vor einigen Ablenkungen abzuschirmen. Nicht selten sind wir es selbst, die der Konzentration im Wege stehen. Etliche Arbeiten müssen erledigt werden, Kunden warten auf eine Rückmeldung, die nächsten wollen ein Angebot und zu guter Letzt müssen auch die Pflanzen im Büro endlich wieder gegossen werden.

Es ist ohnehin sehr interessant, wie das menschliche Hirn gestrickt ist: Umso mehr es sich konzentrieren soll, desto mehr neue Aufgaben fallen einem ein. An dieser Stelle setzt die Prokrastination ein – auch als »Aufschieberitis« bekannt. Manche mögen den Spruch kennen: „Nie war meine Wohnung sauberer als zur Zeit meiner Abschlussprüfung oder dem Examen.“

Doch es muss nicht sein, dass die Konzentration am Arbeitsplatz leidet. Defizite der Aufmerksamkeit stellen keinen unveränderlichen Automatismus dar, mangelnde Konzentration resultiert oftmals aus nachteiligen Gewohnheiten und Strategen im Kontext der modernen Arbeitswelt. Nach der Erkenntnis, dass es ein Problem mit der Konzentrationsfähigkeit gibt, greifen verschiedene Lösungsansätze und Strategien Betroffenen unter die Arme.

Ablenkungsfreies Arbeiten ist deutlich schwieriger als es zunächst scheint – darunter leidet die Konzentration. Quelle: @ Alex Kotliarskyi / Unsplash.com

Aufgaben klar definieren

1. Aufgaben sortieren – sehr wichtig, eilig, wichtig, weniger wenig. Das sind die neuen Kategorien. Alles, was auf dem Schreibtisch ist, wird in Kategorien eingeteilt. Zugleich wird sich strikt daran gehalten.
2. Ziele definieren – was soll heute abgearbeitet werden? Die beiden ersten Kategorien sind natürlich die Wichtigsten. Es muss aber stets darauf geachtet werden, dass das Ziel auch erreichbar ist.
3. Die Kröte – auch dies ist ein Leitsatz, denn die Kröte sollte zuerst erledigt werden. Unter der Kröte werden all die Arbeiten angesehen, die schlichtweg höchst unangenehm und störend sind. Im Privatleben wäre es beispielsweise die Steuererklärung.

Natürlich ist es als Angestellter nicht immer einfach, die Ziele und Aufgaben so festzulegen, wie es für einen selbst sinnvoll erscheint. Oft genug kommt ein Kollege oder ein Vorgesetzter, die jetzt unbedingt sofort etwas benötigen, das sich in einer der unwichtigen Kategorien befindet.

Wer sich jedoch durchsetzt und höflich mitteilt, dass nun zuerst diese Arbeit erledigt wird und man sich im Anschluss darum kümmern wird, vollbringt zwei taktische Maßnahmen: Die eigene Arbeit wird erledigt, zudem wird eine deutliche Linie gezogen, ohne dass diese als Unwille aufgefasst werden kann.

Ablenkungen abschirmen

Selbstständige oder auch Angestellte mit einem eigenen Büroraum haben es natürlich leichter. Wer sich einen Raum mit Kollegen teilt oder gar im Großraumbüro arbeitet, der muss mitunter Tricks finden. Möglichkeiten gibt es viele:

• Arbeitsphasen – wann immer es machbar ist, sollte der Arbeitstag in klare Phasen aufgeteilt werden. Von 8 bis 10 Uhr könnte beispielsweise die Beantwortung von E-Mails auf dem Tagesplan stehen, aber auch Telefonate. Bis zur Mittagspause findet nun eine klare Arbeitsphase statt. Auch der Nachmittag wird wieder aufgeteilt: Arbeitsphase, Rücksprachen, E-Mails und Telefonate.
• Störungen vermeiden – während der Arbeitsphase wird das Telefon auf stumm gestellt, auch die E-Mails werden nicht abgerufen. Ist das aufgrund des jeweiligen Jobs nicht möglich, so sollte das Telefon wenigstens auf wichtige Anrufe beschränkt werden. Jedes Smartphone lässt während Ruhezeiten die Bestimmung bestimmter Kontakte zu.
• Geschlossene Tür – sie bedeutet, dass im Raum gearbeitet wird. Auch ein »Nicht stören«-Schild kann helfen. Wichtig ist allerdings, Kollegen oder Mitarbeiter auch deutlich darauf hinzuweisen, dass weder die geschlossene Tür noch das Schild reine Dekoration ist.
• Ruhe – mit mehreren Personen in einem Raum herrscht niemals Ruhe. Angestellte müssen sich somit selbst abschirmen. Die wenigsten Vorgesetzten verweigern in direkten Arbeitsphasen Kopfhörer. Sicherlich ist Musik auch wieder mit Geräuschen verbunden, doch können sich viele bei Musik deutlich besser konzentrieren.

Diese Ansätze verbessern die Bedingungen für mehr Konzentration am Arbeitsplatz, doch für sich alleine genügen die Strategien nicht immer. Andere Faktoren können die Konzentration im Job beeinträchtigen oder gar massiv stören.

Den Arbeitsplatz für eine bessere Konzentration gestalten

Nicht selten ist der Schreibtisch schon mit zahllosen Ablenkungen versehen. Oftmals bleibt schlichtweg alles auf dem Tisch liegen. Und kommt das Smartphone noch dazu, könnte ja auch schnell nachgeschaut werden, ob … Dieses Szenario kennen wohl die meisten.

Grundsätzlich gilt bezüglich des Arbeitsplatzes:

• Ordnung – auf dem Tisch liegen nur die Unterlagen, die benötigt werden. Sämtliche Arbeiten für später, Notizen, die Hochzeitseinladung der Kollegin und weitere Details werden in die Schubladen geräumt.
• Stuhl – niemand kann sich auf einem schlechten Bürostuhl konzentrieren. Wenn es im Nacken zwickt und die Schultermuskulatur brennt, schrumpft auch der größte Arbeitswille. Daher sollte der Stuhl ausgetauscht, mindestens jedoch korrekt eingestellt werden. Auf wohnen.de lassen sich interessante Exemplare finden.
• Monitor korrekt einstellen – viele Monitore sind wesentlich zu niedrig. Um wirklich sehen zu können, muss der Blick stets nach unten gerichtet werden, wodurch die Nackenmuskulatur leidet. Der Monitor sollte eine Höhe haben, die es erlaubt, bei aufrechtem Sitz und nach vorne gerichtetem Blick das obere Drittel zu erkennen.
• Klima – frische Luft hilft gerade in den Nachmittagsstunden oft Wunder. Generell sollte der Raum mehrmals am Tag gut durchgelüftet und die Temperatur bei 20 – 22 Grad Celsius gehalten werden.

Doch auch trotz aller Hilfen nützt am Ende nur eines: Loslegen. Oftmals genügt es schon, jeden Tag bis zu drei Stunden konzentriert durchzuarbeiten und „wegzuschaffen“, um stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Es ist erstaunlich, wie viel eigentlich in drei Stunden geschafft werden kann, wenn alle Ablenkungen ausgeblendet werden.

Klare Arbeitsphasen helfen beim strukturierten Arbeiten. Quelle: @ Tim van der Kuip / Unsplash.com

Fazit – manchmal ist der Tunnelblick zur Konzentrationssteigerung notwendig

Wenngleich immer wieder von Teamarbeit und der Rücksprache mit Kollegen gesprochen wird, so ist es während des Arbeitstags notwendig, sich von diesem Gedanken zu trennen. Um konzentriert arbeiten zu können, ist der Tunnelblick durchaus erlaubt. Das bedeutet natürlich, dass alles andere zur Nebensächlichkeit wird.

Wer sich dafür feste Zeiten setzt und diese kommuniziert, erzieht sich gar die Kollegen. Einzig in Großraumbüros muss stets ein wenig getrickst werden. Hier hilft für die persönliche Ruhe oft nur noch der Kopfhörerstöpsel im Ohr, um die eigene Konzentration am Arbeitsplatz zu gewährleisten.