Menschliche Produktivität im Büro benötigt neben der persönlichen Fachkompetenz die richtigen Bedingungen am jeweiligen Arbeitsplatz. Dazu zählt eine geeignete ergonomische Ausstattung, eine faire Bezahlung sowie die sinnvolle Organisation der Arbeitsmaterialien. Dem durchdacht eingerichteten Stauraum im Büroraum kommt dabei eine fundamentale Bedeutung zu.

Produktivität und Organisation im Büro

Bei der Büroarbeit und im Berufsleben allgemein spielt die Produktivität eine elementare Rolle. Sie entscheidet einerseits, ob man für eine Tätigkeit geeignet ist und ebenfalls anteilig darüber, ob es möglich ist, weitere Stufen der Karriereleiter zu erklimmen. Wer seine Bürotätigkeiten qualitativ und produktiv verrichtet, hat eine größere Chance, im Beruf voranzukommen.

Doch auch auf persönlicher Ebene ist das Erleben von Produktivität wichtig: Wenn sich ein Mitarbeiter als leistungsstark und wirkungsvoll erlebt, etwas „ruckt“, wie man umgangssprachlich eine gewisse Zeit sagte, dann korreliert dies mit einer höheren Zufriedenheit im gewählten Beruf.

Das Gefühl, in seinem Tätigkeitsgebiet richtig zu sein und die Aufgaben kompetent erledigen zu können, fördert wiederum individuelle Motivation sowie die Bindung zum Arbeitgeber.

Unordnung im Büro

Hier findet man auf die Schnelle bestimmt nichts. Zudem sieht eine solche Fläche nach mehr Arbeit aus, als die Aufgaben bei mehr Ordnung und Stauraum für wichtige Unterlagen vermutlich einfordern würden.

Neben der inhaltlichen Eignung und dem persönlichen Bezug zum Beruf spielt die Ordnung für eine gute Produktivität eine enorme Rolle: Denn der Zeitverlust, der bei der Suche nach Materialien und Informationen zustande kommt, senkt die Arbeitseffizienz drastisch. Minuten, ja sogar Stunden gehen durch Unordnung verloren. Wer im Bürochaos lange sucht, steht der eigentlichen Aufgabe nicht zur Verfügung. Es ist Arbeitszeit ohne Fortschritt, ohne Ergebnis.

Stellt der Zeitverlust durch Unordnung im Büro an entspannten Tagen vielleicht „nur“ ein Ärgernis dar, so eskaliert mangelnde Struktur an extrem arbeitsdichten und stressigen Tagen die Situation bisweilen vollends. Unter Zeitdruck sorgen fehlende Dokumente, unauffindbare Materialien und umständliche Arbeitsabläufe nicht nur für Konflikte mit Vorgesetzten und Kollegen, sie erhöhen auf persönlicher Ebene zudem den Stress am Arbeitsplatz.

Potenzielle Folgen mangelnder Ordnung am Arbeitsplatz auf inhaltlicher, persönlicher und sozialer Ebene:

  • Überforderung
  • Ermüdung
  • Stress
  • Unzufriedenheit
  • Zeitdruck
  • Demotivation
  • Konflikte
  • Ineffizienz

Warum ist genügend Stauraum am Arbeitsplatz so wichtig?

Großzügiger Stauraum im Büro sorgt dafür, auf alle relevanten Unterlagen, Hilfsmittel und Informationen mit möglichst wenig Aufwand zugreifen zu können. Mit dem richtigen Ablagesystem weiß man stets, wo sich was befindet. Geschützt natürlich, denn Fingerabdrücke, Knicke oder gar Kaffeeflecken resultieren auch daraus, dass Materialien ohne den nötigen Stauraum gerne wild herumfliegen.

Darüber hinausgehend ist in einem geordneten Umfeld auch Raum für mehr Kreativität am Arbeitsplatz. Denn die besten Ideen und Einfälle kommen nicht selten in Situationen, in denen ein Mensch den Gedanken freien Lauf lassen kann. Die Überfrachtung mit visueller Unordnung im Büroraum durch fehlenden Stauraum für Unterlagen und Dokumente wirkt dem entgegen.

Ausreichend Stauraum und ein sinnvolles Ablagesystem sind unverzichtbar, wenn man die Arbeit im Büro „im Griff“ haben will. Produktivität und Leistung fußen fast immer auf einer systematischen Grundordnung.

Tipps zu Schaffung von mehr Stauraum im Büro

Die richtige Organisation von mehr Stauraum im Büro für Arbeitnehmer und Selbstständige ist wahrlich kein Hexenwerk: Sie basiert auf den Anforderungen der Tätigkeit und der Menge an Materialien, die zum jeweiligen Berufsbild gehören. Ganz pragmatisch lässt sich der nötige Bürostauraum in drei Gebiete unterteilen, welche sich in Hinblick auf die Zugänglichkeit differenzieren:

  • Stauraum in Griffweite: Jene Arbeitsmaterialien, die stets griffbereit sein müssen, sollten sich in unmittelbarer Nähe des Schreibtisches befinden. Nur dann ist ihre tägliche Nutzung ohne Zeitverlust möglich. Schubladen, etwa von Rollcontainern unter oder neben der Arbeitsfläche, eigen sich genau für diese Aufgabe: Sie bieten zum Beispiel kleinen Stiften ebenso Platz wie ausgedruckten Informationen, Notizen oder Handbüchern. Relevante Inhalte in Rollcontainern sind mit einem einfachen Handgriff erreichbar und dennoch im jeweiligen Fach blickdicht organisiert. Zudem stellt die mobile Flexibilität von Rollcontainern bei Bedarf einen weiteren Vorteil dar. Einige Modelle weisen zudem abschließbare Schubladen für Unterlagen auf, die nicht für jeden zugänglich sein sollen oder persönlicher Natur sind.

  • Stauraum für gelegentlich genutzte Materialien: Etwas weiter vom Schreibtisch entfernt können jene Unterlagen und Informationen organisiert werden, welche gelegentlich benutzt werden. Hierunter fallen beispielsweise Nachschlagewerke, Ordner mit Unterlagen, Informationen zu rechtlichen Aspekten oder Fachbücher, welche den jeweiligen Tätigkeitsbereich behandeln. Platzsparende Regale an der Wand, die mit wenigen Schritten erreicht werden können, eignen sich für hierfür ideal. Sie organisieren relevante Dokumente und Bücher übersichtlich. Je nach Umfang können dafür große oder kleine Modelle genutzt werden. Regale mit Stauraum für die Büroarbeit können aus Holz, Metall oder Glas bestehen. Unterschiedliche Designs, Farben und Eigenschaften ermöglichen die optische Anpassung an den jeweiligen Kontext sowie an persönliche Präferenzen.

  • Stauraum für Dokumente und Gegenstände, die aufbewahrt werden müssen: Inhalte, die besonders schützenswert sind oder aus rechtlichen Gründen archiviert werden müssen, sollten in Ordnern abgelegt werden, welche sich wiederum in verschließbaren Schränken befinden. Dies schützt die Unterlagen einerseits vor Abrieb und Verschmutzung, vor allem aber vor dem Einblick Unbefugter. Firmenunterlagen, Geschäftsgeheimnisse, Bankunterlagen, steuerlich relevante Daten sowie Informationen zu Kooperationspartnern gehören in sichere Aktenschränke. Dieser Stauraum für besonders sensible Inhalte ist nicht mittels einfachen Handgriff erreichbar, sondern fordert das Aufstehen und Aufschließen ein. Eine gute Systematik im Schrank, etwa die Anordnung der ordentlich gekennzeichneten Akten nach Themengebieten, erleichtert dann das zügige Auffinden der Unterlagen, wenn sie benötigt werden.

Fazit: Diese idealtypische Unterteilung von Bürostauraum unter der Beachtung der Griffweite, der Frequenz der Verwendung und der Sensibilität der Inhalte hilft bei der ergonomisch sinnvollen Konzeption. Durchdacht eingerichtet, gehört die stressige und zeitfressende Suche nach täglich oder auch selten genutzten Dokumenten der Vergangenheit an. Professionelle Organisation legt das Fundament für mehr Leistung und Produktivität.

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